Projekte erfolgreich durchführen

Interview eines Masterstudenten der Sekundarstufe I mit JÜRGKRAFT zum Thema «Erfolgreiches
Projektmanagement»

Welche Tools werden in Ihrer Beratungsfirma im Projektmanagement eingesetzt?

Diagnose- und Planungsinstrumente, OneDrive, Teams, Zoom

Welche Projekte sind im Moment aktuell?

• Neuorganisation gesellschaftliche und soziale Dienste in einer Gemeindeverwaltung
• Tagesschulprojekt in einer Gemeinde (Schule und Betreuung unter einem Organisationsdach)
• Organisationsentwicklung in einer Pfarrei (auf struktureller und sozialpsychologischer Ebene

Wie begleiten Sie Klienten bei der Durchführung von Projekten?

Ich begleite Projekte und Prozesse in Gemeinde- und Kantonalverwaltungen, mit Gemeinderäten, mit Schulbehörden und Schulleitungen, mit Kirchenräten und Pfarrherren usw. Diese in einem Projekt bearbeiteten Veränderungs- und Innovationsprozesse sind intensiv, komplex und dynamisch. Wenn es um die Umsetzung geht, kommen schnell die Barrieren und Blockaden. Oft sind nicht die Inhalte ein wichtiger Teil des Widerstands, sondern die Art und Weise der Prozessgestaltung. Es gilt die Betroffenen zu Beteiligten zu machen. Die eigentliche Projektleitung liegt bei den Verantwortlichen vor Ort, die ich im Projektmanagement berate, begleite und unterstütze.

Wie unterstützen Sie mit Ihrer Begleitarbeit die Klienten in der Projektarbeit?

Meine Projekt- und Prozessbegleitung ist neben meiner langjährigen Erfahrung als Projektleiter in Führungsfunktionen durch meine Ausbildung als Mediator geprägt. Mein Wirken liegt darin, von den Positionen der Einzelnen zu deren Bedürfnissen und Interessen vorzudringen, um auf dieser Basis gemeinsame und überdauernde Lösungsmöglichkeiten zur entwickeln. Das vorhandene Wissen der Beteiligten kann sich dabei entfalten, vernetzen und genutzt werden. Zentraler Ansatz meiner Projekt- und Prozessberatung: Nur wer den Blick für das Ganze hat, wird auch das Ganze erkennen.

Was soll die Sekundarstufe I an Kompetenzen im Bereich Projektmanagement schulen?

Das Arbeiten in Projekten ist eine anspruchsvolle Form im Unterricht. Neben dem fachlichen Wissen geht es im Sinne des Lehrplans 21 um die Förderung der überfachlichen Kompetenzen. Um Projekte erfolgreich durchzuführen, soll mit den Lernenden an folgenden Fertigkeiten / Fähigkeiten gearbeitet werden: z.B. Geplantes Vorgehen (vorausschauend), Kennenlernen von nützlichen Techniken, Einhaltung von Terminen, Förderung der Teamarbeit, Kommunikation / Kommunikationsverhalten im Projekt, Umgang mit Widerständen, Führung einer Projektdokumentation usw.

Welche Meinung haben Sie zum Fach Projektunterricht in der Volksschule?

Die Durchführung von Projekten in der Arbeitswelt ist die Realität. Wir leben in Zeiten mit schnellen Veränderungen: Neuerungen (Innovationen) werden oft in Projekten vorbereitet. Darum erachte ich den Projektunterricht allgemein und die Durchführung von kleineren und grösseren Projekten als zentrales Ausbildungsziel auf der Sekundarstufe I. Es ist jedoch wichtig, dass die entsprechenden Rahmenbedingungen und Zielsetzungen für den Aufbau der Projektarbeit vorhanden sind.

Arbeiten Sie mehr im agilen- oder klassischen Projektmanagement?

In meiner Begleitarbeit als Projekt- und Prozessberater erarbeite ich mit den Klienten – nach der Definition der Projektidee klare Zielsetzungen. Auf dieser Grundlage erarbeiten wir eine rollende Planung mit den entsprechenden Teilschritten. Diese Planung ist leitend für die Projektarbeit. In komplexen Projekten tauchen immer wieder auch neue Herausforderungen und Aspekte auf, welche zu Beginn noch nicht ersichtlich waren. Darum muss man «beweglich» bleiben und die Frage- oder Problemstellungen sinnvoll in die rollende Planung aufnehmen (Flexibilität, Agilität). Die Zielsetzungen sind trotzdem nicht aus den Augen zu verlieren.

Wo sehen Sie Vorteile, wenn Unternehmen und Institution mit einem durchdachten Projektmanagement arbeiten?

Die angedachten Innovationen und Fragestellungen sind geplant, konzentriert und in nützlicher Frist und mit dem gewünschten Detailierungsgrad ausserhalb der täglichen Linienorganisation zu bearbeiten. Die Durchführung von Projekten ist ein zusätzliches Arbeitsfeld der miteinbezogenen Mitarbeitenden, ausserhalb des Tagesgeschäfts. Mit einem durchdachten Projektmanagement, evtl. mit externer Unterstützung, werden anspruchsvolle Ziele auf der inhaltlichen und der sozialpsychologischen Ebene bearbeitet.

Welche Kompetenzen sind bei den Klienten in einem von Ihnen durchgeführten Projekt relevant?

Es ist entscheidend, dass von den zuständigen Behörden, der Geschäftsleitung usw. ein offizieller Auftrag zur Durchführung eines entsprechenden Projekts gegeben wird. Die Innovation muss von den Verantwortlichen (Auftraggeber) gewollt und getragen sein. Die Projektleitung ist verantwortlich, dass die verschiedenen Anspruchsgruppen angemessen miteinbezogen werden und somit eine Identifikation mit dem Veränderungsvorhaben im Betrieb (in der Organisation) entsteht. Die nötigen Ressourcen für dieses Projekt sind von den Auftraggebenden zu sprechen. Es braucht von den Beteiligten Kreativität, Bereitschaft – um Bestehendes zu hinterfragen und Neues zu prüfen usw. Der internen Kommunikation mit den Mitarbeitenden im Betrieb (Praktiker*innen) ordne ich in Veränderungsvorhaben eine zentrale Bedeutung zu. Losung: Betroffene zu Beteiligen machen.