Zusammensitzen ist noch keine Zusammenarbeit
An Sitzungen wird informiert, diskutiert und entschieden. Doch weshalb funktioniert die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bereichen trotzdem nicht immer? Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag zeigt, wo Schwierigkeiten entstehen und wie rechtzeitige Absprachen und gemeinsame Verantwortung helfen können.
Führungspersonen treffen sich regelmässig zu Sitzungen. Sie berichten aus ihren Aufgabenbereichen, informieren über laufende Geschäfte und stimmen das weitere Vorgehen ab. Die Traktanden werden behandelt, Aufgaben verteilt und nächste Termine vereinbart. Doch am Ende stellt sich manchmal die Frage: Haben wir lediglich Informationen ausgetauscht oder auch tatsächlich zusammengearbeitet?
Solche Situationen begegnen mir auch in meiner Beratungspraxis. Dabei fehlt es meistens nicht am Engagement der Beteiligten. Sie verfügen über Fachwissen, kennen ihre Aufgaben und übernehmen Verantwortung. Schwieriger wird es dort, wo verschiedene Bereiche aufeinander angewiesen sind und gemeinsame Lösungen finden müssen.
Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag: An einer Sitzung informiert ein Abteilungsleiter über ein geplantes Vorhaben. Erst später stellt sich heraus, dass davon auch andere Bereiche betroffen sind. Diese wurden jedoch nicht frühzeitig einbezogen. Es braucht zusätzliche Abklärungen, Termine verzögern sich und es entsteht Unzufriedenheit. Alle haben ihre Aufgaben wahrgenommen. Ein frühzeitiges Gespräch zwischen den betroffenen Bereichen hätte jedoch manche Schwierigkeit vermeiden können.
Zusammenarbeit beginnt dort, wo der Blick über den eigenen Aufgabenbereich hinausgeht.
Nicht jedes Gremium muss zu einem eingespielten Team werden. Manchmal genügt es, Informationen auszutauschen und bestimmte Geschäfte aufeinander abzustimmen. Entscheidend ist, dass die Beteiligten wissen, weshalb sie zusammenkommen und was sie gemeinsam erreichen sollen.
Wo mehrere Bereiche gemeinsam eine Aufgabe lösen müssen, braucht es mehr als Informationen. Die Beteiligten müssen frühzeitig miteinander sprechen, unterschiedliche Meinungen einbeziehen und klären, wer welchen Beitrag leistet.
Dabei helfen einfache Fragen: Sprechen wir Schwierigkeiten rechtzeitig an? Beziehen wir andere Bereiche früh genug ein? Und setzen wir um, was wir miteinander vereinbart haben?
Gute Zusammenarbeit entwickelt sich nicht von selbst.
Wer die Zusammenarbeit verbessern will, sollte zunächst offen miteinander besprechen, was gut funktioniert und wo es Schwierigkeiten gibt. Oft zeigen sich dabei ganz konkrete Fragen: Wer muss wann informiert werden? Wo sind Zuständigkeiten unklar? Welche Absprachen fehlen? Daraus lassen sich erste Verbesserungen vereinbaren.
Nicht immer braucht es dafür grosse Veränderungen. Oft hilft es schon, bei einem neuen Vorhaben frühzeitig zu fragen: Wen betrifft unser Entscheid? Wer muss einbezogen werden? Und welche Absprachen braucht es?
Wenn sich die Zusammenarbeit grundlegend verbessern soll, genügt ein einzelner Workshop meistens nicht. Dann braucht es Zeit und die Bereitschaft, eingespielte Abläufe und Gewohnheiten zu verändern. Wichtig ist, konkrete Schritte zu vereinbaren, diese im Alltag auszuprobieren und nach einiger Zeit gemeinsam Bilanz zu ziehen.
Eine besondere Verantwortung tragen die Führungspersonen. Sie müssen Orientierung geben, die Zusammenarbeit fördern und selbst vorleben, was sie von anderen erwarten. Eine externe Begleitung kann helfen, unterschiedliche Sichtweisen einzubeziehen, schwierige Fragen zu klären und das weitere Vorgehen zu gestalten. Die Verantwortung für die Zusammenarbeit bleibt jedoch bei den Beteiligten.
Gute Zusammenarbeit zeigt sich letztlich nicht daran, wie oft Menschen zusammensitzen, sondern daran, wie sie Aufgaben gemeinsam angehen, Probleme lösen und Verantwortung für das Ganze übernehmen.
